A GOVERNANÇABRASIL (GOVBR) é uma empresa que sempre acompanhou as reformas da contabilidade pública brasileira e, por este motivo, as adequações efetivadas em seu produto são mínimas. Assim, ela está pronta para atender mais a mais este marco normativo, representado pelo SIAFIC.
Todas as instituições, órgãos e poderes de um mesmo estado ou município terão que utilizar o SIAFIC a partir de 1º de janeiro de 2023, de modo a atender o que estabelece o Decreto nº 10.540/2020. Ou seja, as prefeituras, as câmaras de vereadores e outras entidades da administração indireta do mesmo município passarão a inserir as movimentações de seus atos na administração orçamentária, financeira e patrimonial em um mesmo sistema.
A GOVBR reuniu as respostas a algumas das dúvidas mais frequentes sobre o SIAFIC. As fontes são a própria equipe de técnicos e especialistas da empresa e, também, o site do Siconfi – Sistema de Informações Contábeis e Fiscais do Setor Público Brasileiro, onde há dados sobre o SIAFIC em um ambiente específico.
1. O que é o SIAFIC?
A sigla SIAFIC quer dizer Sistema Único e Integrado de Execução Orçamentária, Administração Financeira e Controle.
O SIAFIC é um software único que deve ser utilizado pelos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário (quando houver) e órgãos de cada ente (um município, por exemplo), com base de dados compartilhada e integrado aos sistemas estruturantes, como os de gestão de pessoas, patrimônio, arrecadação etc.
O objetivo é que todos os que utilizem os recursos públicos dentro de cada esfera da Federação sigam as mesmas regras e “falem a mesma língua” na hora de registrar os atos e fatos da administração orçamentária, financeira e patrimonial.
A União utiliza um sistema que inspirou este de agora: o Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI, criado em 1987. Desde então, os poderes Executivo, Legislativo e Judiciário utilizam o SIAFI. Este é um processo já maduro no âmbito Federal.
2. Qual o objetivo do SIAFIC?
O SIAFIC é uma solução de tecnologia da informação mantida e gerenciada pelo Poder Executivo. Seu objetivo é assegurar a transparência da gestão fiscal de todos os entes federativos.
Ou seja, na prática, estabelece que todos os entes tenham um único sistema de contabilidade. Assim é possível garantir a aplicação das mesmas políticas contábeis; uma maior confiabilidade das informações; e mais transparência à administração pública.
O novo Sistema Único é muito positivo para qualificar o controle das contas públicas. Ele vai proporcionar melhor organização e uniformidade a esse controle de forma geral; vai facilitar a fiscalização por parte dos Tribunais de Contas, por exemplo; vai inibir fraudes e maquiagens contábeis; vai estabelecer uma cultura e também rotinas de boas práticas, de modo a evitar repetição de problemas do setor público.
Na prática, a legislação força a busca pela qualidade da informação contábil. É um passo muito positivo para a governança pública e para o Brasil.
3. Quem deve adotar o SIAFIC?
O sistema deve ser utilizado por todos os Poderes e órgãos referidos no art. 20 da Lei Complementar nº 101, de 2000, que inclui Prefeituras, Câmaras Municipais, órgãos da administração direta e indireta de cada ente federativo.
De acordo com o decreto, o SIAFIC “será único para cada ente federativo e permitirá a integração com outros sistemas estruturantes, conforme o disposto nos incisos I e II do caput do art. 2º, vedada a existência de mais de um SIAFIC no mesmo ente federativo, mesmo que estes permitam a comunicação, entre si, por intermédio de transmissão de dados”.
O SIAFIC se refere a órgãos que integram o orçamento fiscal e a seguridade social. Consórcios e conselhos (ou entidades de direito público semelhante) de classe não são contemplados pelo instrumento normativo.
4. Quem deve manter o SIAFIC?
O SIAFIC deve ser mantido e gerenciado pelo Poder Executivo de cada município ou estado. Apesar de a administração do SIAFIC ser de responsabilidade do Poder Executivo, a autonomia de todos os poderes e órgãos que compõem o ente federativo é resguardada.
Pode ser um sistema próprio (criado pelo próprio Poder Executivo) ou contratado através de terceiros (licitação). Em relação ao custeio do sistema, pode existir ou não a transferência de recursos entre o Poder Legislativo e Executivo para a contratação, manutenção e gerenciamento do sistema. O ideal é que a decisão ocorra entre os poderes Legislativo e Executivo, em um diálogo.
5. Qual é o prazo de implantação do SIAFIC?
O SIAFIC deverá estar implantado até o dia 01/01/2023. Antes disso, os entes públicos deveriam ter publicado um Plano de Ação para adequação ao SIAFIC até o dia 05/05/2021, conforme o Decreto 10.540/2020. Este decreto dispõe sobre o padrão mínimo de qualidade do Sistema Único e Integrado de Execução Orçamentária, Administração Financeira e Controle.
6. O que é o Plano de Ação? Qual a função do Plano de Ação?
O Plano de Ação é um conjunto de iniciativas propostas para a implantação de um sistema que atenda aos requisitos previstos no Decreto 10.540/2020. Não é imutável. Pode sofrer alterações e revisões para se adequar às necessidades dos entes e às realidades que se apresentam a cada momento. É um processo de planejamento e execução.
O ente deverá buscar dentro do cronograma as ações que sejam exequíveis, de acordo com a sua capacidade técnica e operacional, de acordo com sua realidade.
A revisão do plano publicado, assim com seu acompanhamento, tem o respaldo do conhecimento e da longa experiência da GOVBR, que fazem a diferença. Nossas equipes têm experiência acadêmica, técnica e de mercado à disposição de prefeituras e outros órgãos públicos pelo Brasil para ajustes no Plano de Ação e implantação de soluções que estejam em conformidade com o Decreto.
7. Como a GOVERNANÇABRASIL (GOVBR) pode auxiliar uma prefeitura a implantar o SIAFIC no prazo legal, ou seja, até janeiro de 2023?
Diversos entes públicos, como mais de 600 clientes situados em várias partes do país, já utilizam as soluções da GOVERNANÇABRAIL, inclusive relacionadas ao SIAFIC. Em razão disso, eles apresentam os menores impactos operacionais, resultando no imediato atendimento – em tempo real – às imposições legais e, ainda, na economia de recursos públicos. Todos eles e outros que venham a se tornar clientes da GOVBR estarão com sua contabilidade em tempo real adequada ao Sistema Único em 2023.
Importante mencionar que a GOVBR, em seus mais de 50 anos de existência, tem por missão contribuir para um Brasil melhor, por meio das suas soluções de governança voltadas ao aprimoramento da gestão pública. Nossas ferramentas e serviços permitem atingir excelência na governança dos entes públicos, uma vez que a empresa acompanha regularmente a reforma da contabilidade pública brasileira.
Dessa forma, a GOVBR sempre se antecipa no desenvolvimento de soluções que atendam às demandas das novas legislações, como é o caso, agora, do SIAFIC.
A GOVBR é a única empresa especializada em soluções para a gestão pública que possui unidades próprias em todas as regiões do país. São 23 CRCs (Centro de Relacionamento com o Cliente), com especialistas em todas as áreas da gestão pública para estar próximo e auxiliar de forma rápida as demandas dos clientes.
Outro diferencial da GOVBR é o Atendimento 360°, que utiliza diversos canais para dar suporte ao cliente. São eles: acompanhamento permanente, central de atendimento, plataforma de atendimento, consultoria de produtos e serviços, whatsapp, Educacional, assessoria técnica e implantação, além de organizar cursos e webinares para capacitação da equipe dos clientes.
8. Como são essas soluções da GOVBR?
As soluções da empresa em operação atendem aos requisitos do SIAFIC. Entre eles estão:
– Lançamentos contábeis com partidas dobradas;
– Correções, Estornos e Anulações por meio de novos registros;
– Consultas a qualquer momento dos relatórios e registros contábeis;
– Relatórios gerados automaticamente;
– Rastreabilidade do registro contábil para consultas e auditoria;
– Backups diários de segurança;
– Regras de Contabilização parametrizáveis pelo contador da entidade sem intervenção do desenvolvedor do sistema;
– Utilização do Plano de Contas Aplicado ao Setor Público (PCASP) sem a existência de plano de contas “paralelo”;
– Consolidação de todos os órgãos da administração direta e indireta da entidade (ente) em um único sistema (SIAFIC).
9. Como pode ser a implantação do SIAFIC pela prefeitura, pela administração direta e indireta, pela Câmara de Vereadores, entre outros órgãos?
Reforçamos que cada município só poderá contratar um fornecedor de SIAFIC. Então há três casos de utilização de SIAFIC que podem ser avaliados pelos gestores municipais:
Caso 1 – Prefeitura utiliza um SIAFIC que é integrado aos sistemas estruturantes. Os demais órgãos (Câmara de Vereadores, como autarquias, fundações, entre outros) utilizam o mesmo SIAFIC e os sistemas estruturantes que a prefeitura usa. Neste caso, evita-se, por exemplo, a digitalização de muitas informações de um órgão para o outro, por exemplo – fonte de várias reclamações dos gestores –, minimizando riscos de perda de qualidade de informação;
Caso 2 – Prefeitura utiliza um SIAFIC que é integrado aos sistemas estruturantes. Os demais órgãos utilizam apenas o mesmo SIAFIC que a Prefeitura usa, mas cada um usa os seus próprios sistemas estruturantes;
Caso 3 – Prefeitura utiliza um sistema completo, que tem tanto o SIAFIC quanto os sistemas estruturantes. Os demais órgãos utilizam este mesmo sistema completo que a Prefeitura usa. Esta solução cria muitas facilidades para a gestão pública, inclusive para municípios com problemas de infraestrutura tecnológica.
Os sistemas estruturantes no ente público “conversam” com o SIAFIC e o controle interno tem que modernizar processos para que as informações cheguem à contabilidade de forma fidedigna e tempestiva, para que se possa atender a todas as características da informação contábil.
Todos os departamentos devem se envolver, identificar dificuldades e deficiências e buscar soluções para, assim, incrementar a competência.
10. Então, a mesma empresa que fornece o SIAFIC para o Poder Executivo será a mesma para o Poder Legislativo?
O software de execução orçamentária e administração financeira deve ser um só. Este mesmo software será utilizado pelo Poder Executivo e Poder Legislativo. O perfil de acesso dos que preenchem e utilizam o sistema é que deve ser diferente.
11. Os municípios poderão contratar um único sistema de gestão para autarquia, legislativo e executivo?
O SIAFIC é um sistema de execução Orçamentária, Administração Financeira e Controle. Ele deve permitir a integração com outros sistemas estruturantes.
O Sistema único deve ser adotado por todos os Poderes e órgãos referidos no art. 20 da LC 101/2000, incluídos autarquias, fundações públicas, empresas estatais dependentes e fundos.
12. Não há risco deste sistema único ferir a autonomia entre os poderes?
O sistema único não fere a autonomia entre os poderes. O SIAFIC é um sistema único de registro dos atos e fatos da administração orçamentária, fiscal e de seguridade social de cada ente. O SIAFIC de cada ente deverá ter perfis de acesso, em que cada usuário tenha permissão para fazer alterações somente naqueles dados pertencentes aos seus órgãos.
O fato de a prefeitura e a Câmara Municipal utilizarem o mesmo sistema, não significa que a prefeitura terá poder sobre o gerenciamento das contas do poder legislativo e vice-versa. O sistema deverá obrigatoriamente prever perfis de acesso, com regras rígidas de controle, em que cada unidade gestora só consiga fazer alterações nas informações de sua responsabilidade.
Por exemplo, na União, o SIAFI é o sistema único para todos os órgãos dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União.
13. Há módulos complementares do SIAFIC?
São módulos que compõem o SIAFIC e que são indispensáveis para que os módulos principais executem suas funções. Por exemplo: controle de suprimento de fundos, ordem cronológica de pagamentos, contas a pagar, contas a receber etc..
Não confundir os módulos complementares com os sistemas estruturantes.
14. A base de dados de folha, patrimônio, tributos etc. vai ter que ser incluída na mesma base da contabilidade?
Não, esses são os sistemas estruturantes. É aconselhável que estejam integrados, mas não há obrigatoriedade de estarem na mesma base de dados do SIAFIC.
15. Mas será preciso mudar as rotinas da gestão municipal? Isso vai ser muito difícil, pois pode haver resistências em razão de práticas que acontecem há muitos anos.
Compreensível. Mas será para um bem maior. Trata-se de uma evolução. O SIAFIC deve ser encarado dessa forma por todos os gestores municipais e suas equipes. Mudar processos é mudar as rotinas das pessoas e de vários departamentos – todos têm que se adequar. Não há medida inexequível. E os órgãos públicos sempre poderão contar com todo o apoio técnico e a expertise da GOVBR. Importante destacar que nossa empresa é totalmente aderente às políticas de compliance.
16. Quem vai fiscalizar a implantação do SIAFIC? Qual o papel do Tesouro Nacional?
A obrigação legal de fiscalização dos entes é dos Tribunais de Contas.
Existe um Acordo de Cooperação Técnica entre o Tesouro Nacional e os Tribunais de Contas, por intermédio do Instituto Rui Barbosa (IRB) e da Associação dos Membros dos Tribunais de Contas do Brasil (ATRICON). Neste ACT, um dos grupos de trabalho trata de requisitos mínimos de sistemas. Dentre as atividades previstas para este GT, está a definição de estratégia de fiscalização.
18. Em meu município os sistemas de Planejamento, Orçamento, Execução Orçamentária, Execução Financeira e Contabilidade fazem parte do SIAFIC. Porém, vários outros sistemas são estruturantes e enviam informações para o módulo Contábil por meio de integração criada especificamente para este fim. Exemplos são os sistemas de Patrimônio. Materiais, Dívida Ativa, Contratos e Convênios, Precatórios e Folha de Pagamento. Nos casos destes sistemas estruturantes, as informações são enviadas uma vez por mês de forma consolidada, representando toda a movimentação do mês. Neste caso estamos em desacordo com o Art. 4º, § 4º do Decreto 10.540/2020?
Com relação a este dispositivo, cada sistema estruturante deve ser analisado de maneira individualizada. Uma folha de pagamento, por exemplo, pode ser contabilizada uma vez por mês, com a ressalva de que o sistema estruturante deve conter todos os detalhamentos e individualizações. No entanto, quando se fala em movimentações patrimoniais, por exemplo, cada fato gerador deve gerar um lançamento contábil específico. Ou seja, se o ente realizou duas aquisições de ativos permanentes em um mês: a primeira de 500 móveis de escritório no dia 15 e a segunda de 50 automóveis no dia 22, o SIAFIC precisa receber dois lançamentos contábeis diferentes, um para cada compra, contendo as informações centrais dos dois fatos. Naturalmente, não é preciso haver um lançamento para cada automóvel. Esse detalhamento deve estar no sistema estruturante.
